Sobre el papel, ¿cómo está la calidad?

Diversos son los trámites que realiza la administración pública, algunos de ellos comportan aspectos de tipo administrativo que indudablemente requieren dejar trazabilidad física documental; otros por el contrario, obedecen a talanqueras inventadas por el aparato burocrático, y su permanencia en el tiempo obedece al paradigma mental de realizar las cosas como siempre se han hecho.

Al respecto, la directiva presidencial 04 del 3 de abril de 2012,  pretende adoptar la política de cero papel en las entidades públicas, con el fin de sustituir los flujos documentales, por soportes y medios electrónicos; sin embargo, una mapeo general a los resultados de esta apuesta, dejara en evidencia que al interior de la institución no existe una tendencia hacia la reducción del uso del papel, por el contrario la percepción indica que cada día  tenemos más obsesión por las evidencias físicas. Basta darse un paseo por alguno de los archivos de piso y de paso observar los puestos de trabajo para detectar con facilidad un impresionante mamotreto documental.

Varios son los generadores de la invasión de estos registros. Uno de ellos apunta hacia los servicios cuyo paradigma exige una triangulación de papeles, que incluyen un original para legalizar el trámite, una copia para el interesado y otra más en el archivo.

Solo para focalizar algunos casos, adoptemos la hipótesis de que al compañero de apoyo a la gestión, se le deben cancelar pagos mensuales por su invaluable labor en la entidad territorial. Mes tras mes en alguna oficina de la institución que para efectos prácticos bautizaremos a secas como Hacienda, se solicita un rosario de papeles que incluyen entre otros, registro y disponibilidad presupuestal, cuenta de cobro, certificado de  parafiscales, cedula de ciudadanía, registro tributario, informe de actividades, copia de contrato, acta de inicio, informe de supervisión, etc, etc.

Otro de los patrones clásicos que por simple lógica podría ocurrir en Planeación, se da con la presentación de un proyecto. Para empezar es indispensable la impresión de cerca de tres docenas de papel llamado por los expertos la Mega (Mga), por supuesto acompañada de múltiples soportes que al final del ejercicio pueden generar un volumen cercano a la media centena de documentos.

Ahora bien, existen otros paradigmas, como el de las calificaciones de los servidores públicos, una oficina cualquiera, llamada en teoría, Gestión Humana, recibe cerca de cinco folios por funcionario, la ecuación numérica que incluye la calificación de todos los servidores, dirá que son entre diez mil y quince mil documentos por año que reposan al menos en tres archivos, el de origen, el de destino y el del funcionario.

En correspondencia inversa a la directiva presidencial, un gesto reactivo a la posibilidad de eliminar el papel  será la primera posición de los seguidores de esta doctrina.

Para la cultura organizacional no existe otra opción y es comprensible, pues los cimientos del paradigma han formateado el estilo de operación tan profundamente, que la eficaz frase lapidaria pero eficaz aparecerá de ipso facto. ¡No se puede!.

La inercia del ritmo laboral nos ha tomado ventaja, se insistirá en que  lo único válido es el documento físico, invocando leyes, decretos, circulares, sentencias  y en fin cualquier pretexto para sustentar que sin papeles no hay gestión, sin embargo en esta era hiper-modernista y de tecnología informática bien vale la pena desdoblarnos, darnos la pela y colocar en práctica  otros modelos más eficientes de trabajo, que valga la pena decirlo, tal vez sean una de las aristas de  la verdadera calidad que buscamos.

Dicho esto y siguiendo la concepción de la directriz presidencial señalada nos preguntamos:

¿Acaso un correo electrónico que incluya los documentos de soporte como la aprobación del supervisor y la cuenta de cobro no serían suficientes para soportar el pago del compañero a la gestión, aceptando que la dependencia de origen revise y retenga otros folios que den fe de las actividades realizadas?.

Un disco con todos los datos en formato pdf no sería evidencia suficiente para inscribir en Planeación el proyecto Mga?.

¿Sería suficiente para gestión humana recibir un archivo magnético con las calificaciones individuales?

Como bien lo enuncia la directiva referida, los beneficios del cero papel son múltiples, desde luego para ello debemos redefinir los procesos, cambiar el chip y despojarnos de tanto protagonismo:

Servicios más eficientes, aumento de productividad, uso óptimo de recursos, reducción de costos, control de información, eliminación de duplicidad documental, disminución de tiempos, reducción del uso de espacios, acceso rápido a la información, ahorro de papel, menor gasto de energía, menos peso para el edificio y desde luego menos contaminación.

En términos de calidad y uso del papel, ¿nos dirigimos en la dirección correcta? Estamos ante una mega-no conformidad al proceso de gestión documental? ¿Por dónde empezamos?

* Yazmin Velásquez Caicedo es funcionario en la Secretaría de Vivienda y Hábitat del Departamento.